richting bepalen met iedereen aan boord!

Er is vergaderd. In de vergadering zijn dingen afgesproken en jij als manager of als collega merkt dat het gewoon niet gebeurt. ‘Dat hadden we toch afgesproken!?!’ Er gaat iets mis in het samenwerken. Wat is er aan de hand? Zit er in zo’n vergadering een stelletje jaknikkers, maar needoeners? Is er sprake van sabotage? Zijn ze lui of hebben ze er gewoon geen zin in? Zijn mensen oneerlijk? Of kunnen ze het gewoon niet, hebben ze het niet begrepen, was het onduidelijk? Ik weet het niet, ik was er niet bij en dan nog krijg je maar zelden een inkijkje in die ingewikkelde machines die in onze hoofden hun werk doen. Wat ik wel weet, is dat het meestal geen kwade opzet is. Mensen denken vaak over processen net even anders, ontwikkelen vaak hun eigen werkpatroon, waarin opgenomen wordt wat hen goed uitkomt en ook overgeslagen wordt wat minder uitkomt.

Is er wat aan te doen?

Het goeie nieuws is ja! Het slechte nieuws is, je zult het niet leuk vinden. Niet leuk vinden? Nee, het doet een beroep op je geduld en kost tijdens de vergadering meestal tijd en vraagt zelfbeheersing.

Bij een agendapunt waarover een besluit genomen moet worden in een vergadering zou het moeten beginnen bij de informatie rond dit punt. Is alle informatie die nodig is op tafel en begrijpt iedereen waarover het gaat en wat daar bij komt kijken. Als dat zo is kun je met elkaar in gesprek; wat vinden we ervan? Dan pas wordt er een besluit genomen. En dan wordt het samenwerken.

Alle hens aan dek?

In dit hele proces is het belangrijk dat er steeds gekeken wordt of iedereen er nog bij betrokken is. Haakt iemand af, dan is er werk aan de winkel, want dan gaat er ergens in het proces iets fout. Signalen kunnen zijn, naar buiten kijken, tekenen, onderuitzakken, met haar spelen, knoeien met bekertjes, regelmatig naar de w.c. gaan, doorgaan met fel discussiëren. Regelmatig checken of iedereen is aangehaakt en de verantwoordelijkheid bij iedereen leggen om zelf te melden dat hij of zij is afgehaakt, helpt ontzettend. Als je op deze manier gaat vergaderen merk je, dat er afwisselend versneld en vertraagd wordt. Tegelijkertijd blijven meer mensen aan boord en doen mee. Samenwerken dus.